TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES ET MESURES DE SÉCURITÉ

1. Objet

La présente annexe a pour objet de définir les conditions dans lesquelles les données à caractère personnel sont collectées et traitées dans le cadre de l’utilisation de la plateforme de réservation des essais véhicules mise en œuvre pour l’événement Connect Fleet Nord organisé par INFOPRO. 

Elle précise notamment : 

  • les rôles des Parties ;  

  • les finalités des traitements ;  

  • les catégories de données traitées ;  

  • les modalités de conservation ;  

  • les mesures de sécurité ;  

  • et les obligations respectives des Parties au regard de la réglementation applicable, notamment le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).  

2. Rôles des Parties

Dans le cadre des traitements de données personnelles : 

  • INFOPRO agit en qualité de Responsable de traitement ;  

  • ACTUA FORMATION agit en qualité de Sous-traitant, au sens du RGPD.  

À ce titre : 

  • INFOPRO détermine les finalités et les moyens du traitement ;  

  • ACTUA FORMATION traite les données uniquement sur instruction documentée d’INFOPRO.  

3. Finalités du traitement

Les données sont collectées et traitées exclusivement pour les finalités suivantes : 

  • gestion des réservations d’essais véhicules ;  

  • organisation opérationnelle des essais ;  

  • vérification des conditions de participation (permis de conduire, documents requis) ;  

  • gestion des communications liées à l’événement (emails, SMS) ;  

  • gestion des retours et enquêtes de satisfaction.  

Aucune autre utilisation ne pourra être réalisée sans autorisation préalable d’INFOPRO. 

Ne comprends pas la gestion des inscriptions à l’évènement.  

4. Catégories de données traitées

Les données susceptibles d’être collectées sont les suivantes : 

  • données d’identification (nom, prénom) ;  

  • données de contact (email, téléphone) ;  

  • données professionnelles (société, fonction) ;  

  • données liées aux réservations (créneaux, véhicules) ;  

  • copie du permis de conduire ;  

  • données relatives à la signature des contrats de prêt, décharges, …  

5. Source des données

Les données traitées proviennent exclusivement : 

  • des informations renseignées directement par les participants lors de leur inscription à l’événement ;  

  • et/ou lors de leur inscription à un ou plusieurs essais via la plateforme.  

Il est expressément précisé que : 

  • aucune importation de données externes n’est réalisée ;  

  • seules les données volontairement fournies par les participants sont traitées.  

6. Propriété des données

Les Parties conviennent expressément que : 

  • l’ensemble des données collectées dans le cadre de la plateforme appartient à INFOPRO ;  

  • ACTUA FORMATION ne dispose d’aucun droit d’usage autonome sur ces données.  

7. Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles : 

  • aux équipes habilitées d’INFOPRO ;  

  • à ACTUA FORMATION, dans le cadre strict de ses missions de sous-traitance ;  

  • aux constructeurs partenaires, uniquement pour les données relatives aux participants ayant réservé un essai de leurs véhicules, dans le respect des droits définis.  

8. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées : 

  • pendant toute la durée de préparation et de tenue de l’événement ;  

  • puis pendant une durée maximale de 1 an après la fin de l’événement.  

À l’issue de cette période : 

  • les données devront être supprimées ou anonymisées ;  

  • ACTUA FORMATION ne pourra conserver aucune copie, sauf obligation légale.  

9. Communications et emails

Dans le cadre de l’utilisation de la plateforme, des communications peuvent être adressées aux participants (emails d’inscription, de confirmation, de rappel, de satisfaction, etc.). 

Chaque communication devra intégrer la mention suivante : 

« Vous recevez ce message car vous utilisez notre service. Pour plus d'informations sur le traitement de vos données personnelles, contactez aloys.beltrami@infopro-digital.com »

10. Exercice des droits des personnes

Les participants disposent des droits suivants : 

  • droit d’accès ;  

  • droit de rectification ;  

  • droit d’effacement ;  

  • droit à la limitation ;  

  • droit d’opposition.  

Procédure de gestion des demandes 

Toute demande relative aux droits des personnes (notamment demande de suppression d’email ou de données personnelles) devra : 

  • être transmise sans délai à INFOPRO ;  

ACTUA FORMATION s’engage à : 

  • ne pas traiter directement ces demandes ;  

  • coopérer avec INFOPRO pour leur bonne gestion.  

11. Mesures de sécurité

ACTUA FORMATION s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir : 

  • la confidentialité des données ;  

  • l’intégrité des données ;  

  • la disponibilité des données ;  

  • la protection contre tout accès non autorisé.  

Ces mesures incluent notamment : 

  • gestion des accès sécurisés (authentification) ;  

  • limitation des accès aux seules personnes habilitées ;  

  • sécurisation des échanges de données ;  

  • protection des documents sensibles (permis de conduire, contrats signés).  

12. Sous-traitance ultérieure

ACTUA FORMATION s’engage à ne pas faire appel à un sous-traitant sans l’autorisation préalable d’INFOPRO. 

En cas de sous-traitance autorisée, ACTUA FORMATION devra : 

  • imposer au sous-traitant les mêmes obligations que celles prévues dans la présente annexe ;  

  • garantir le respect des exigences du RGPD.  

13. Violation de données

En cas de violation de données personnelles (accès non autorisé, perte, destruction, etc.), ACTUA FORMATION s’engage à : 

  • informer INFOPRO dans les meilleurs délais ;  

  • fournir toute information utile permettant d’évaluer l’incident ;  

  • coopérer avec INFOPRO dans la gestion de l’incident.  

14. Fin de la prestation

À l’issue de la prestation : 

  • les données devront être restituées à INFOPRO ou supprimées ;  

  • aucune copie ne devra être conservée par ACTUA FORMATION ;  

  • une confirmation de suppression pourra être demandée.